Business cases

Park&Suites Arena

23 au 26 septembre 2012

4 000 participants

Congrès des notaires

La Secrétaire Générale Elisabeth Lamblin témoigne.

Congrès notaires - Montpellier Events

Problématique à résoudre :

  • recevoir entre 1.500 et 3.500 personnes avec des flux variant
  • disposer d’un espace d’exposition pour 130 sociétés
  • capacité d’hébergement proche de 2 200 chambres

Etude de cas

La Secrétaire Générale Elisabeth Lamblin témoigne.

- Pourquoi avoir choisi la Park&Suites Arena pour organiser votre congrès ?

Le Congrès des notaires est devenu au fil des années un évènement complexe nécessitant de trouver une destination offrant des lieux de travail et de rencontres pouvant recevoir entre 1.500 et 3.500 personnes selon les moments et permettre la mise en place d’une exposition accueillant 130 sociétés ou organisations exposantes. La région Languedoc-Roussillon, par la richesse de son patrimoine et le dynamisme de ses infrastructures offre des sites exceptionnels enclins à recevoir des évènements de cette envergure : L’Abbaye de Valmagne, l’Hôtel de Ville, Les Arènes de Nîmes…

Le développement rapide de l’agglomération montpelliéraine nous offrait également les 2.200 chambres nécessaires. La Park&Suites Arena, bien que située en périphérie du centre-ville de Montpellier dispose de rares qualités : une modularité exemplaire, des espaces permettant une gestion rationnelle et confortable des flux, des équipements neufs et soignés dans une seule unité de lieu de plain-pied. Le ressenti des 5.500 personnes ayant participé au 108è Congrès des notaires fut unanime : « On se sent bien ! ». C’est aussi certainement cette phrase qui résume le mieux ce que nous avons tenté d’offrir : confort de travail, bien-être pour échanger et qualité des prestations …

 

- Qu'est-ce qui vous a séduit dans cet équipement ?

Organisé sous la forme d’une association, le Congrès des notaires fait le choix de ne pas s’entourer d’un PCO mais d’une équipe de notaires bénévoles et d’un ensemble de partenaires et prestataires. La recherche d’excellence guidant tous les processus, l’exigence est forte car le niveau des prestations ne cesse de croître. L’outil Park&Suites Arena fait référence par son niveau de qualité et sa souplesse : une structure entièrement adaptable, équipée confortablement, dotée de tous les moyens techniques qu’exigent désormais les congrès professionnels.

 

- A-t-il répondu à vos attentes ?

Oui ! La Park&Suites Arena a répondu à nos attentes. Les dispositifs techniques (notamment

scéniques), la gestion des flux des publics du congrès des notaires sont sophistiqués nécessitant rigueur, performance et une grande attention à la forme. Une vigilance de tous les instants est également portée sur la maîtrise des coûts et la chaîne de responsabilités. J’ai apprécié la franchise et la transparence des pratiques avec les équipes en place, leur implication et leur disponibilité. Apprécié aussi les circuits courts de décision offrant une belle réactivité. Apprécié enfin l’ergonomie

générale de cette structure atypique qui n’a pas renoncé à une certaine élégance malgré un devoir d’efficacité. Cet espace innovant combine ces qualités précieuses.

 

- Quel est votre ressenti général sur ce dernier congrès ?

Toujours délicat de répondre à une telle question ! Du point de vue de l’organisation, excellent. Nous avons construit le projet dans une recherche complète de cohérence entre la forme et le fond pour créer une unité harmonieuse autour du thème de cette année « La transmission ». Nous l’avons décliné sous toutes les formes sans que la Park&Suites Arena ne soit davantage un cadre contraignant qu’une très belle ressource polyvalente.

Rares sont les destinations qui en France proposent aux « grands » congrès un tel cadre de travail combiné à autant d’atouts touristiques. Et du point de vue des invités et congressistes, il semblerait que cela soit un des plus beaux congrès que la profession ait organisé.

 

- Reviendrez-vous à la Park&Suites Arena Montpellier pour de futurs événements ?

Le Congrès des notaires de France souhaite poursuivre sa rotation régulière dans les différentes régions de France. Les notaires exercent une mission de service public et sont ancrés au coeur de chaque bassin de vie. La mobilité de leur principal rassemblement annuel illustre leur implantation profonde dans les territoires. Chaque congrès s’inspire fortement des fonctionnements et des traditions de la terre.